• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Организационно-административное сопровождение деятельности ИСИЭЗ НИУ ВШЭ


1. Организация мероприятий ИСИЭЗ НИУ ВШЭ 

1.1. Апрельская международная конференция, осенняя Форсайт-конференция 


- подготовка и рассылка информационных сообщений и приглашений на конференцию
- формирование программы, списка участников и регламента работы конференции и их актуализация по результатам взаимодействия с участниками
- выполнение функций секретариата конференции - взаимодейтвие с российскими и зарубежными участниками по всем возникающим вопросам    
 (рассылка регистрационных форм, сбор информации о деталях визитов, организация визовой поддержки, запрос и сбор тезисов докладов,   презентаций, резюме докладчиков и т.п.)
- заключение договора с туристическими агентствами по процедуре запроса котировок/аукциону
- организация проезда, проживания, компенсации визы иностранных участников в рамках заключенных договоров
- подготовка, согласование и подписание доп. соглашения к заключенным с туристическими агентствами договорам в случае изменения условий
- регистрация иностранных участников по месту пребывания 

Ответственные исполнители: 
Насыбулина Елена Геннадьевна − Ведущий эксперт, Национальный контактный центр по международной мобильности ученых (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 523, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 11540)
Айрапетян Асмик Гагиковна − Менеджер ИСИЭЗ (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 445, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 12060)

1.2. Организация визитов иностранных ученых для чтения лекций/семинаров в рамках деятельности Центра передовых исследований 


- подготовка визового приглашения для иностранного ученого
- заключение договора с туристическим агенством на организацию визита иностранного ученого
- организация проезда, проживания, компенсации визы иностранного ученого в рамках заключенного договора
- подготовка, согласование и подписание доп. соглашения к заключенному с туристическим агентством договору в случае изменения условий
- регистрация иностранных участников по месту пребывания 
- подготовка и согласование приказа о проведении мероприятия
- подготовка анонсов, рассылка приглашений на мероприятие 
- заказ пропуска для иностранных ученых в день визита
- размещение новости о мероприятии на сайте лаборатоии
- подготовка отчета о мероприятии и предоставление его координатору международных лабораторий НИУ ВШЭ

Ответственный исполнитель:
 
Айрапетян Асмик Гагиковна − Менеджер ИСИЭЗ (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 445, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 12060)

1.3. Материальное и организационно-техническое обеспечение мероприятий ИСИЭЗ НИУ ВШЭ


- заказ и бронирование аудиторий и соответствующего технического сопровождения
- подготовка и согласование приказов о проведении мероприятий

- согласование и заказ блокнотов, ручек, папок, бейджей, мобильных стендов к мероприятию 
- подготовка бейджей для участников мероприятия
- подготовка и согласование списка на вход в НИУ ВШЭ внешних участников мерориятия
- подготовка настольных табличек для участников мероприятия
- подготовка и установка указателей 
- установка компьютера, настройка проектора для проведения мероприятия, сдача оборудований по окончании мероприятия
- организация кофе-брейков, обедов для участников мероприятия
- организация на мероприятии аудио/видеозаписей 

Ответственный исполнитель: 
Узлов Дмитрий Павлович − Ведущий аналитик, Центр информационно-аналитических систем (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 444, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 12364)

2. Менеджмент проектов международных лабораторий и ЦПИ 

2.1. Общий менеджмент проектов МЛ и ЦПИ 


2.1.1. Оформление трудовых взаимоотношений с иностранными сотрудниками

- прием на работу иностранных сотрудников лабораторий
- составление графиков пребывания в РФ иностранных сотрудников лабораторий
- подготовка, подписание и передача в Управление персонала заявлений при изменении сроков отпусков, изменении режима рабочего
  времени, увольнении и т.п. иностранных сотрудников
- сбор сведений по графику отпусков иностранных сотрудников и перадача их Поповой И.В.
- подготовка заявлений о подтверждении статуса резидента РФ и передача их в Управление бухгалтерского учета  
- оформление и передача в Управление персонала служебных заданий для иностранных сотрудников, работающих по дистанционным трудовым
  договорам и прибывающим в НИУ ВШЭ с визитом
- подготовка и согласование договоров на выплату гонорара иностранному ученому и передача на оплату

2.1.2. Свод информации о предложениях по дополнительному наботу иностранных профессоров

2.1.3. Мероприятия лабораторий и ЦПИ

- подготовка отчетов по проведенным мероприятиям и передача координатору международных лаборторий НИУ ВШЭ
- составление плана мероприятий лабораторий и ЦПИ (включая подготовку смет) на следующий год 
- организация исходящей мобильности работников лабораторий и ЦПИ (оформление командировки)

2.1.4. Прием и увольнение российских сотрудников лабораторий

2.1.5. Подготовка и коорданицая конкурсов по отботу стажеров и лаборантов в рамках проектов лабораторий

2.1.6. Подготовка отчетов


- координация подготовки технических заданий и отчетов (промежуточных, итоговых) по проектам лабораторий для ЦФИ, контроль
  своевременной сдачи отчетов в ЦФИ
- подготовка отчетов по ЦПИ (сбор данных по показателям, обновление данных)

2.1.7. Участие в подготовке документов по САЕ "Форсайт и исследования науки, технологий и инноваций", участие в совещаниях по САЕ

2.1.8. Менеджмент открытого конкурса исследовательских проектов ИСИЭЗ (c 2017 г. планируется переформатирование конкурса)

Ответственный исполнитель: 
 
Кобинёк Ирина Викторовна − Заместитель начальника, Отдел финансового менеджмента (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 402, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 11756) 

2.2. Техническая поддержка общего менеджмента МЛ и ЦПИ 


- техническая поддержка приема на работу иностранных сотрудников лабораторий 
- бронирование номеров/внесение изменений в бронирование номеров в Профессорской гостинице НИУ ВШЭ для иностранных сотрудников
- оформление командировок иностранных сотрудников (составление и сдача в Управление бухгалтерского учета  служебных записок, авансовых  
  отчетов по поездкам иностранных сотрудников, сопровождение иностранного сотрудника для получения денежных средств)
- подготовка и сдача отчетов по поездкам иностранных сотрудников 
- заполнение персональных страниц иностранных сотрудников (Персональная страница и Личный кабинет сотрудника НИУ ВШЭ)
- ведение сайтов лабораторий ИСИЭЗ (обновление информации, внесение новостей, данных о публикациях и т.п.)

Ответственный исполнитель: 
Айрапетян Асмик Гагиковна − Менеджер ИСИЭЗ (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 445, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 12060)

3. Менеджмент проектов ПФИ  


-
 подготовка смет по ПФИ и ПНИ

- ежемесячная подготовка приказов по ПФИ и ПНИ
- функция менеджера проектов ПФИ и ПНИ по организационным моментам
- согласование и подписание договоров с юридическими лицами
- подготовка договоров ГПХ с иностранцами из средств ЦПИ, а также с российскими гражданами и иностранцами по проектам ПФИ и ПНИ
- подготовка и координация конкурсов по отбору стажеров и лаборантов в рамках проектов ПФИ
- оформление и сдача заявлений о приеме на работу/уведомлений об увольнении студентов
- контроль сдачи всех отчетов по ПФИ и ПНИ
- администрирование формирований заявок по ПФИ на будущий год
- прочие неупомянутые задачи, связанные с ПФИ и ПНИ

Ответственный исполнитель: 
Кобинёк Ирина Викторовна − Заместитель начальника, Отдел финансового менеджмента (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 402, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 11756) 

4. Работа с публикциями 

4.1. Контроль за базой публикаций  


- внесение данных о публикациях сотрудников в базу публикаций, уточнение/обновление данных в базе 
- внесение/обновление данных в базе о публикацях иностранных сотрудников
- контроль над распределением публикаций по проектам в базе совместно с менеджером проектов
- составление списков публикаций для отчетности по проектам ПФИ в конце года

Ответственный исполнитель: 
Кузьмин Глеб Николаевич − Эксперт, Отдел проектирования информационных систем (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 445, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 12480) 

4.2. Оперативная работа с публикациями иностранных сотрудников 


- размещение публикаций на личных страницах иностранных сотрудников через личные кабинеты
- подготовка и подача заявок от иностранных сотрудников на получение академических надбавок за публикации
- привязка публикаций иностранных сотрудников к соответствующим проектам ПФИ через их личные кабинеты
- подача заявок от иностранных сотрудников на прохождение оценки публикационной активности (внесение данных в заявку, прикрепление  
  публикаций, решение спорных вопросов с руководителями ОПА)

Ответственный исполнитель: 
Айрапетян Асмик Гагиковна − Менеджер ИСИЭЗ (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 445, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 12060)

4.3. Контроль соответствия привязки публикаций к проектам 


- согласование списков с руководителями проектов
- проверка, что одна и та же публикация не попала в несколько проектов
- контроль, что все отчетные публикации привязаны к проектам на портале

Ответственный исполнитель: 
Кобинёк Ирина Викторовна − З
аместитель начальника, Отдел финансового менеджмента (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д.11, каб. 402, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 11756) 

4.4. Координация процедуры прохождения оценки публикационной активности сотрудниками  


- направление запросов сотрудникам ИСИЭЗ на обновление данных в базе публикаций (раз в месяц)
- сверка списков научных сотрудников и руководителей подразделений ИСИЭЗ, подлежащих прохождению оценки, обоснование исключения
  из списков/включения в списки тех или иных сотрудников, согласовние итоговых списков с директором ИСИЭЗ и руководителями
  оценки публикационной активности (ОПА) НИУ ВШЭ
- рассылка напоминаний и инструкций сотрудникам, помощь при возникновении вопросов
- контроль заполнения заявок на прохождение ОПА сотрудниками на портале
- сбор данных по прохождению ОПА, анализ данных
- помощь в подаче апелляций сотрудниками
- помощь сотрудникам при оформлении обращений на устранение ошибок, допущенных в решениях комиссии ОПА

Ответственные исполнители:
Соловьева Наталия Александровна  − Ученый секретарь ИСИЭЗ (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 11, каб. 407, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 11157) 
Гавриличева Наталия Александровна 
− Ведущий эксперт, Редакция научного журнала «Форсайт» (адрес: г. Москва, Кривоколенный переулок, д. 3, каб. 328, тел.: 8 (495) 772  9590 доб. 12059) 

.2. Организация визитов иностранных ученых для чтения лекций/семинаров в рамках деятельности Центра передовых исследований (ЦПИ) 


- Подготовеа визовых приглашений для иностанных участников мероприятий
- Заключение договоров с тур. агенствами по процедуре запрос котировок/аукциону
- Организация проезда, проживаня, компенсации визы иностранных учестников в рамках заключенных договоров
- П


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!